2009年2月11日 星期三

管理時間的祕訣

本文轉載自國語日報2006/02/23 家庭版

文/呂宗昕
明傑是一個聰明的學生。他的最大問題不是課業成績,而是永遠沒有足夠的時間。
他喜歡運動,經常參加球類競賽;他喜歡交朋友,時常參加同學聚會。明傑的母親希望他多才多藝,將他送到才藝班;怕他輸在起跑點,又給他請英文家教。他自己平時又愛看電視及打電動。
明傑平時最常掛在嘴上的口頭禪是:「沒時間!」
明傑想做的事情太多,但是可用的時間太少,所以他時時刻刻都在和時間賽跑,卻一直遠遠的落在時間之後;他深刻的感受到時間的壓力,一直在緊張的生活中尋找喘息的機會。
明傑的母親知道他的問題所在,但是又沒有好的方法可以幫助他,便請我和他談談,我欣然答應。
聽完他的問題後,我微笑的拿了一張紙給他,請他列出這一個星期要做的十件事情。他很快的寫下十件事。
我再請他將這十件事依重要性列出一到十的優先順序。他卻想了很久,無法判斷哪一件事最重要,哪一件事最不重要。
「都很重要!」他苦惱的向我說。
「每件事都很重要的話,那麼每件事都會變得不重要。」我笑著跟他說。
我告訴他幾個「時間管理」的重要概念,請他記在自己的筆記本中:
  一、凡事須判斷輕重緩急:每一個人一天都只有二十四小時,一天內無法做完所有想做的事。在有限的時間裡,只能選擇部分自己想做的事情。選擇的前提在於判斷,判斷的原則在於分析各件事的輕重緩急。分析之後,必須適當的加以取捨,讓自己在有限的生命中,做完對自己及社會最有意義的事。
二、清楚的決定優先順序:同一時間無法同時進行十件事;十件事分成十個時間進行,也需要明確的決定工作進行的前後順序。順序不是依照自己的喜愛程度,而是依事情本身的重要程度。首先要做的絕對不是自己最喜歡的事,應該優先要做的永遠是最重要的事。
三、有限時間須適當分配:時間是最寶貴的資源,也是最有限的資源,浪費之後,無法複製也無法再生。時間無法累積,也無法儲存,我們唯一能做的就是分配。對於最重要的事,要分配給它最好的時間;對於最不重要的事,應該沒有分配時間的權利。
四、進行前須事先詳細規畫:生活會變得混亂,不是因為事情太多,而是事情的進行不在正常的軌道上運行。只要回歸到正常軌道上,事情再繁雜,也會井然有序。凡事豫則立,只要事先妥善計畫安排,思考進行的先後步驟,生活自然會變得輕鬆愉快。
明傑很認真的做完了筆記。我請他再看看剛才自己寫的紙條,問他還有幾件事情要做。
他很快的看了一遍,刪掉好多件事情,然後告訴我:「三件事!」
我開心的笑了,我知道他很快就會變成善於管理時間的快樂青年。